طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة يعتبر الايميل أو مايسمى بالبريد الالكترونى هى الطريقة الاكثر انتشاراً بين الناس بالنسبة للاتصالات المهنية ، وذلك لأن اللغة الانجليزية تعد اللغة الاساسية والاولى فى بعض الصناعات والاعمال ، وعلى الرغم من ان الايميل اقل رسمية عن الخطاب الرسمى ، الا انه من المهم اتقان كتابة الايميل بشكل احترافى وجيد ، حيث يساعد كتابة الايميل بشكل صحيح وواضح على تقديم انطباع جيد للكاتب عند العملاء واصحاب العمل فى جميع انحاء العالم .
اعرف طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة
لابد من وجود خطوات معينة تساعد الشخص على كتابة الايميل بشكل جيد وواضح ، وبمكن التعرف على هذه الخطوات من خلال السطور التالية :
1- البداية بتحية احترافية
- خلال طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة ما احرص دائماً على البدء بتحية احترافية ، مثلاً نستخدم لقب عائلة المرسل اليه فى الرسائل الرسمية مثل ( Dear Mrs Price ) يعنى عزيزتى السيدة بريس .
- وفي حالة عدم معرفة اسم الشخص الذي تقوم بمراسلته ، وهذا ما يحدث عادة عند التقدم لطلب وظيفة ، لذلك الافضل ان تبحث عن اسم مدير التوظيف او الملتقي المحتمل ، ويعد موقع Linkedin من المصادر العظيمة في هذه الحالة .
- في حالة عدم التاكد من الاسم يمكنك استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تتواصل معه مثل (Dear hiring manger )، او استخدام اسم الفريق او الشركة مثل (Dear Amazon innovation team) .
- كما يجب الحرص دائما على توجيه رسالة شكر في حالة الرد على رسائل الايميل الخاصة بك مثل (thank you for you prompt reply) وتعني شكرا على ردك السريع ، فان توجيه رسالة شكر في الايميل تجعل هذه الرسائل اكثر احترافية ووضوح .
2- شرح الهدف بوضوح
- كن دائما حريص على جعل هدفك من الايميل محدد وواضح ، وتذكر ان الايميل دائما يقرا بين الاجتماعات ، لذلك اجعل جملك في الايميل قصيرة وواضحة ، وابدا مباشرة في مناقشة الموضوع الاساسي ، ومن الجمل الشائعة التي تساعدك على ذلك (Iam wrhtting to enquire about ) وتعني انا اكتب من اجل الاستفسار عن ، او( Iam ritting in reference) وتعني اكتب يالاشارة الى .
- في حالة احتواء الايميل الخاص بك على معلومات تتطلب اجراءات من المرسل اليه فاجعل هذا واضح من خلال جمل مثل جملة(could you please look into this) .
تعرف أيضاً على :
3- الحرص على استخدام المعاني بشكل صحيح
تحتاج كل الصناعات استخدام معاني متنوعة ومتخصصة ، لذلك فان رسالة البريد الالكتروني الخاصة بأحد المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات لابد ان تختلف عن الرسائل الخاصة باحد الاطباء ، لذلك لابد من البحث عن المعاني الخاصة في مجال عملك واستخدامها بطريقة مناسبة .
4- الحرص على جعل الرسالة قصيرة
- صممت رسائل البريد الالكتروني لكي تقرأ بسرعة أو أثناء التنقل ، لذلك يجعلها دائما رساله قصيرة واضحة ، حيث أن الرسائل القصيرة من الرسائل السهلة التي تجعل رسالتك بدون اخطاء املائيه ، وخصوصا بالنسبة لمتحدثي اللغة الانجليزية كلغة ثانية .
- لذلك احرص دائما علي ختم رسالتك ببعض الملاحظات مثل ( thank you for your help) وتعني شكرا علي مساعدتك ، او (I look forward ( to hearing from you وتعني اطلع الي الاستماع منك .
5- ختم الرسالة بتهذيب
والخطوه الاخيرة في كتابه الايميل الرسمي هو ان تختمه بشكل واضح ومناسب باستخدام الكلمات التالية (Many Thanks ) او (Sincerely) وتعني خالص التقدير .
6- مراجعة الأخطاء الاملائية والقواعد النحوية
من المهم قبل ان ترسل الايميل ان تتأكد من عدم وجود اي اخطاء املائية عند طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة ، كما تتأكد ايضا من استخدامك للقواعد النحوية بشكل مناسب وصحيح ، وذلك عن طريق قراءة البريد الالكتروني بصوت عالي او استخدام معجم للمساعدة .
طريقة كتابة ايميل رسمى لشركة باللغة العربية
يوجد ايضا طريقه كتابه ايميل رسمي لشركه باللغه العربية والتي يجب عليك مراعاتها عند كتابة الايميل ، وهي كالتالي :
- تحديد الهدف الاساسي من الايميل في اول فقره في الرسالة .
- عدم الخروج عن نص الرسالة .
- عدم استخدام اللغه العاميه في كتابه الايميل .
- خلو الايميل من الاخطاء الاملائيه والنحوية .
- البعد عن الكلمات الطويله .