طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة

طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة يعتبر الايميل أو مايسمى بالبريد الالكترونى هى الطريقة الاكثر انتشاراً بين الناس بالنسبة للاتصالات المهنية ، وذلك لأن اللغة الانجليزية تعد اللغة الاساسية والاولى فى بعض الصناعات والاعمال ، وعلى الرغم من ان الايميل اقل رسمية عن الخطاب الرسمى ، الا انه من المهم اتقان كتابة الايميل بشكل احترافى وجيد ، حيث يساعد كتابة الايميل بشكل صحيح وواضح على تقديم انطباع جيد للكاتب عند العملاء واصحاب العمل فى جميع انحاء العالم .

اعرف طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة

طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة
طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة

لابد من وجود خطوات معينة تساعد الشخص على كتابة الايميل بشكل جيد وواضح ، وبمكن التعرف على هذه الخطوات من خلال السطور التالية :

 1- البداية بتحية احترافية

  • خلال طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة ما احرص دائماً على البدء بتحية احترافية ، مثلاً نستخدم لقب عائلة المرسل اليه فى الرسائل الرسمية مثل ( Dear Mrs Price ) يعنى عزيزتى السيدة بريس .
  • وفي حالة عدم معرفة اسم الشخص الذي تقوم بمراسلته ، وهذا ما يحدث عادة عند التقدم لطلب وظيفة ، لذلك الافضل ان تبحث عن اسم مدير التوظيف او الملتقي المحتمل ، ويعد موقع Linkedin من المصادر العظيمة في هذه الحالة .
  • في حالة عدم التاكد من الاسم يمكنك استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تتواصل معه مثل (Dear hiring manger )، او استخدام اسم الفريق او الشركة مثل (Dear Amazon innovation team) .
  • كما يجب الحرص دائما على توجيه رسالة شكر في حالة الرد على رسائل الايميل الخاصة بك مثل (thank you for you prompt reply) وتعني شكرا على ردك السريع ، فان توجيه رسالة شكر في الايميل تجعل هذه الرسائل اكثر احترافية ووضوح .

2- شرح الهدف بوضوح 

  • كن دائما حريص على جعل هدفك من الايميل محدد وواضح ، وتذكر ان الايميل دائما يقرا بين الاجتماعات ، لذلك اجعل جملك في الايميل قصيرة وواضحة ، وابدا مباشرة في مناقشة الموضوع الاساسي ، ومن الجمل الشائعة التي تساعدك على ذلك (Iam wrhtting to enquire about ) وتعني انا اكتب من اجل الاستفسار عن ، او( Iam ritting in reference) وتعني اكتب يالاشارة الى .
  • في حالة احتواء الايميل الخاص بك على معلومات تتطلب اجراءات من المرسل اليه فاجعل هذا واضح من خلال جمل مثل جملة(could you please look into this) .

تعرف أيضاً على :

أنواع الشركات في النظام السعودي

3- الحرص على استخدام المعاني بشكل صحيح 

تحتاج كل الصناعات استخدام معاني متنوعة ومتخصصة ، لذلك فان رسالة البريد الالكتروني الخاصة بأحد المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات لابد ان تختلف عن الرسائل الخاصة باحد الاطباء ، لذلك لابد من البحث عن المعاني الخاصة في مجال عملك واستخدامها بطريقة مناسبة .

4- الحرص على جعل الرسالة قصيرة

طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة
طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة
  • صممت رسائل البريد الالكتروني لكي تقرأ بسرعة أو أثناء التنقل ، لذلك يجعلها دائما رساله قصيرة واضحة ، حيث أن الرسائل القصيرة من الرسائل السهلة التي تجعل رسالتك بدون اخطاء املائيه ، وخصوصا بالنسبة لمتحدثي اللغة الانجليزية كلغة ثانية .
  • لذلك احرص دائما علي ختم رسالتك ببعض الملاحظات مثل ( thank you for your help) وتعني شكرا علي مساعدتك ، او (I look forward  ( to hearing from you وتعني اطلع الي الاستماع منك .

5- ختم الرسالة بتهذيب

والخطوه الاخيرة في كتابه الايميل الرسمي هو ان تختمه بشكل واضح ومناسب باستخدام الكلمات التالية (Many Thanks ) او (Sincerely) وتعني خالص التقدير .

6- مراجعة الأخطاء الاملائية والقواعد النحوية

من المهم قبل ان ترسل الايميل ان تتأكد من عدم وجود اي اخطاء املائية عند طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة ، كما تتأكد ايضا من استخدامك للقواعد النحوية بشكل مناسب وصحيح ، وذلك عن طريق قراءة البريد الالكتروني بصوت عالي او استخدام معجم للمساعدة .

طريقة كتابة ايميل رسمى لشركة باللغة العربية

طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة
طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة

يوجد ايضا طريقه كتابه ايميل رسمي لشركه باللغه العربية والتي يجب عليك مراعاتها عند كتابة الايميل ، وهي كالتالي :

  • تحديد الهدف الاساسي من الايميل في اول فقره في الرسالة .
  • عدم الخروج عن نص الرسالة .
  • عدم استخدام اللغه العاميه في كتابه الايميل .
  • خلو الايميل من الاخطاء الاملائيه والنحوية .
  • البعد عن الكلمات الطويله .

أضف تعليق