الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي إن مهام السكرتير و السكرتير التنفيذى مختلفان عن بعضهما من حيث المهام التى يقوم بها كلا منهم ، حيث أن السكرتير فى أى مؤسسة هو الشخص الذى يقوم تنظيم كافة الأمور الخاصة بالإدارة مثل ترتيب جدول الأعمال و حفظ أسرار العمل و ترتيب المستندات و الدفاتر المهمة ، و لذا فإننا فى السطور التالية لمقال اليوم سنعرض لكم الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي . فتابعوا معنا لمعرفة المزيد من التفاصيل عن الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي .

اقرأ المزيد عن

مهارات السكرتير الناجح ومهامه وما هي أنواع السكرتارية

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

قد يتضح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من خلال المهام التى يقوم بها كلا منهم ، و ذلك لأن مهام السكرتير تختلف عن مهام السكرتير التنفيذى و التى تتضح فيما يلى :

مهام السكرتير 

أهم مهام السكرتير
أهم مهام السكرتير
  • السكرتير هو الشخص المسئول عن تنظيم حركة العمل داخل المكتب
  • يعمل السكرتير على مراقبة العاملين و الإشراف العام عن حركة العمل
  • توصيل كافة مقترحات العاملين فى الشركة إلى المدير
  • يعمل على استقبال كافة الشكاوى المقدمة من قبل الموظفين و عرضها على المدير
  • كتابة التقارير لتوضيح الحالة العامة للعاملين و العمل
  • الإشراف على تنفيذ الأوامر و القرارات عن طريق متابعة الأقسام الأخرى
  • التواجد خلال الاجتماعات الخاصة بالعمل من أجل كتابة كافة الملاحظات و النتائج
  • يعمل على الرد على كافة المكالمات الهاتفية و رسائل البريد الإلكتروني و الفاكسات
  • يقوم بترتيب الأوراق و المستندات و الوثائق الخاصة بالإدارة
  • يضع جداول لتنظيم المواعيد و المقابلات الشخصية الخاصة بمدير العمل

مهام السكرتير التنفيذى

مهام السكرتير التنفيذى
مهام السكرتير التنفيذى
  • يقوم السكرتير التنفيذى بإعداد التقارير و المراسلات الخاصة بالعمل
  • يعمل على تنظيم المواد الخاصة بالعروض التقديمة
  • يقوم السكرتير التنفيذى بكافة الترتيبات التى تتعلق برحلات المدير العام
  • فى حالة غياب المدير بنوب عنه السكرتير التنفيذى فى صدار القرارات و التعليمات التى تتعلق بالعمل
  • يعمل على ترتيب كافة البيانات الخاصة بالبريد الإلكرتوني و الارقام
  • يقوم ببعض المهام المكتبية مثل التصوير و النسخ
  • يضع الأنظمة الإلكترونية للأرشيف و الورقية
  • يساهم فى اتمام الصفقات الخاصة بالتعاقد الدولى مع شركات الشحن
  • يقوم بتوفير الأثاث و الاحتياجات الخاصة بالمكتب بالأسعار المناسبة
  • يوفر أماكن الاقامة لزوار الشركة من دول الخارج
  • يساهم فى تأمين كافة مستلزمات اللقاءات و الإجتماعات 
  • يعمل على تقديم تقرير عن مصاريف الشركة للمدير 
  • المتابعة المستمرة لأجندة المدير العام 
  • يعمل على تجهيز القاعات المناسبة لعقد الإجتماعات 

و بهذا نكون قد تعرفنا بالتفصيل على الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي 

قد يفيدك أن تقرأ عن

ماذا اكتب في خانة المهارات في السيره الذاتيه ؟

الصفات المهنية للسكرتير و السكرتير التنفيذى 

الصفات المهنية للسكرتير
الصفات المهنية للسكرتير

توجد بعض الصفات المهنية التى من الضرورى توافرها لمعرفة الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي ، و التى تكون كما يلى 

  • يجب أن يكون كلا منهم حاصل على مؤهل عالي فى نفس مجال العمل
  • لابد و أن يتمتع كلا منهم بمهارات التعامل مع الأجهزة المكبية
  • القدرة على مواكبة التطورات التى تحدث فى مجال العمل الإدارى
  • لابد و أن يكون كلا منهم على معرفة و دراية بإعداد التقارير و تنظيم الجداول
  • لابد و أن يمتلكون المهارات الخاصة بالإقناع و التواصل مع الأخرين
  • العمل ضمن فريق واحد
  • الخبرة فى التعامل مع البريد الإلكترونى
  • المهارات العالية فى استخدام الكمبيوتر

أهمية مهنة السكرتارية 

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

لقد أصبحت وظيفة السكرتارية من أهم المهن التى توجد فى الأونة الأخيرة و خاصة مع ظهور التقنيات و الأجهزة الإلكترونية الحديثة و خاصة جهاز الحاسوب الذى ساهم فى تطوير قطاع عمل السكرتارية و هذا ما يؤدى إلى زيادة تواجدها و اختيارها بالحرص الشديد ، و من أهم مهام السكرتارية نذكر ما يلى :

  • التقليل من نسبة الضط فى العمل و خاصة على المدراء و رؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم
  • تدقيق الوثائق و التاكد من صحتها قبل اعتمادها رسميا
  • تأمين وسائل الاتصال بين المدراء و بين المحيط الخارجى
  • توفير جميع المعلومات المطلوبة فى الوقت المطلوب
  • تنسيق كافة أنواع الأعمال من خلال التحضير للإجتماعات و النقاشات و غيرها .

يمكنك أن تقرأ عن 

تعرف علي انواع الكورسات التعليمية

المهارات العملية للسكرتير الناجح

المهارات العملية للسكرتير
المهارات العملية للسكرتير

توجد العديد من المهارات العملية التى يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح و من أهم هذه المهارات نذكر ما يلى :

  • لابد و أن يمتلك السكرتير عدد جيد من اللغات التى بإمكانها أن تساعده فى التعامل بشكل جيد مع مختلف الشركات على مستوى العالم 
  • إمتلاك القابلية على التعامل مع كافة تطبيقات الحاسوب التى تتعلق بتنظيم العمل و الوثائق
  • إمتلاك مؤهل علمى عالى فى مجال عمل المؤسسة
  • التمتع بالمهارات العامة التى تساعد السكرتير على التعامل مع الموظفين و المراجعين و أيضا ضيوف المؤسسة بشكل جيد
  • أن يمتلك السكرتير مؤهل علمى عالى فى مجال عمل المؤسسة 
  • القدرة على أرشفة المعلومات و القدرة على الرجوع لها فى أى وقت بسهولة و سرعة 
  • القدرة على التعامل مع مختلف الأدوات التى تتواجد فى المكتب مثل برامج الإنترنت و الفاكس و الطابعة 
  • يمتلك السكرتير الناجح خلفية عن كيفية اصلاح الأشياء بطرق سهلة و سريعة عند الضرورة 
  • التمتع بمهات التفاوض مع الأخرين و القابلية لتقبل الرأي الأخر
  • التمتع بمهارات إعداد التقارير و القدرة على إعداد التقارير أو إعداد أى تقرير قد يطلبه المدير 

المهارات الأخلاقية للسكرتير الناجح

المهارات الأخلاقية للسكرتير
المهارات الأخلاقية للسكرتير

تعتبر المهارات الأخلاقية من أهم مهارات السكرتير الناجح و التى يجب أن يتمتع بها و التى تتمثل فيما يلى :

  • يتمتع السكرتير الناجح بتحمل المسئولية
  • يعمل السكرتير الناجح على معالة الأخرين بموضوعية تامية و عدم تحيز
  • يلتزم السكرتير الناجح بالمواعيد المقررة للعمل و عدم التأخر عن العمل
  • النزاهة التامة و العمل بكل اخلاص و نزاهة
  • الأمانة البالغة و عدم إفشاء أى من أسرار العمل لأى شخص أو جهة أو مؤسسة
  • الصدق التام و لأقصي درجة ممكنة حيث أن الصدق يعد من أهم مهارات السكرتير الناجح

قد يهمك:

طريقة التسجيل في الموارد البشريه للعاطلين

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي تعتبر مهنة السكرتارية أحد الوظائف الإدارية المحورية فى الحقل الإدارى ، و التى تعد جزء جوهرى من العمل فى المؤسسات الكبري و المنظمات و ذلك بغض النظر عن اختلاف الميادين و المجالات ، و تقع على عاتق العاملين فى هذا المجال المسئولية الكبري حيث يهتمون بالعديد من الوظائف التنظيمية و الإدارية و الأرشيفية فضلا عن تحديد المواعيد و تنظيمها و التواصل مع الجهات الداخلية و الخارجية التى تتعلق بالعمل و أيضا الرد على استفسارات العملاء و العمل على تنسيق الأجتماعات و حفظ البيانات و الوثائق للتمكن من الرجوع إليها عند الحاجة.

و فى ختام هذا المقال نكون قد عرضتنا لكم الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام التى يقوم بها كلا منهم و الصفات المهنية التى يجب أن يمتلكها كلا منهم .