الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي إن مهام السكرتير و السكرتير التنفيذى مختلفان عن بعضهما من حيث المهام التى يقوم بها كلا منهم ، حيث أن السكرتير فى أى مؤسسة هو الشخص الذى يقوم تنظيم كافة الأمور الخاصة بالإدارة مثل ترتيب جدول الأعمال و حفظ أسرار العمل و ترتيب المستندات و الدفاتر المهمة ، و لذا فإننا فى السطور التالية لمقال اليوم سنعرض لكم الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي . فتابعوا معنا لمعرفة المزيد من التفاصيل عن الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي .
اقرأ المزيد عن
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
قد يتضح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من خلال المهام التى يقوم بها كلا منهم ، و ذلك لأن مهام السكرتير تختلف عن مهام السكرتير التنفيذى و التى تتضح فيما يلى :
مهام السكرتير
- السكرتير هو الشخص المسئول عن تنظيم حركة العمل داخل المكتب
- يعمل السكرتير على مراقبة العاملين و الإشراف العام عن حركة العمل
- توصيل كافة مقترحات العاملين فى الشركة إلى المدير
- يعمل على استقبال كافة الشكاوى المقدمة من قبل الموظفين و عرضها على المدير
- كتابة التقارير لتوضيح الحالة العامة للعاملين و العمل
- الإشراف على تنفيذ الأوامر و القرارات عن طريق متابعة الأقسام الأخرى
- التواجد خلال الاجتماعات الخاصة بالعمل من أجل كتابة كافة الملاحظات و النتائج
- يعمل على الرد على كافة المكالمات الهاتفية و رسائل البريد الإلكتروني و الفاكسات
- يقوم بترتيب الأوراق و المستندات و الوثائق الخاصة بالإدارة
- يضع جداول لتنظيم المواعيد و المقابلات الشخصية الخاصة بمدير العمل
مهام السكرتير التنفيذى
- يقوم السكرتير التنفيذى بإعداد التقارير و المراسلات الخاصة بالعمل
- يعمل على تنظيم المواد الخاصة بالعروض التقديمة
- يقوم السكرتير التنفيذى بكافة الترتيبات التى تتعلق برحلات المدير العام
- فى حالة غياب المدير بنوب عنه السكرتير التنفيذى فى صدار القرارات و التعليمات التى تتعلق بالعمل
- يعمل على ترتيب كافة البيانات الخاصة بالبريد الإلكرتوني و الارقام
- يقوم ببعض المهام المكتبية مثل التصوير و النسخ
- يضع الأنظمة الإلكترونية للأرشيف و الورقية
- يساهم فى اتمام الصفقات الخاصة بالتعاقد الدولى مع شركات الشحن
- يقوم بتوفير الأثاث و الاحتياجات الخاصة بالمكتب بالأسعار المناسبة
- يوفر أماكن الاقامة لزوار الشركة من دول الخارج
- يساهم فى تأمين كافة مستلزمات اللقاءات و الإجتماعات
- يعمل على تقديم تقرير عن مصاريف الشركة للمدير
- المتابعة المستمرة لأجندة المدير العام
- يعمل على تجهيز القاعات المناسبة لعقد الإجتماعات
و بهذا نكون قد تعرفنا بالتفصيل على الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
قد يفيدك أن تقرأ عن
الصفات المهنية للسكرتير و السكرتير التنفيذى
توجد بعض الصفات المهنية التى من الضرورى توافرها لمعرفة الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي ، و التى تكون كما يلى
- يجب أن يكون كلا منهم حاصل على مؤهل عالي فى نفس مجال العمل
- لابد و أن يتمتع كلا منهم بمهارات التعامل مع الأجهزة المكبية
- القدرة على مواكبة التطورات التى تحدث فى مجال العمل الإدارى
- لابد و أن يكون كلا منهم على معرفة و دراية بإعداد التقارير و تنظيم الجداول
- لابد و أن يمتلكون المهارات الخاصة بالإقناع و التواصل مع الأخرين
- العمل ضمن فريق واحد
- الخبرة فى التعامل مع البريد الإلكترونى
- المهارات العالية فى استخدام الكمبيوتر
أهمية مهنة السكرتارية
لقد أصبحت وظيفة السكرتارية من أهم المهن التى توجد فى الأونة الأخيرة و خاصة مع ظهور التقنيات و الأجهزة الإلكترونية الحديثة و خاصة جهاز الحاسوب الذى ساهم فى تطوير قطاع عمل السكرتارية و هذا ما يؤدى إلى زيادة تواجدها و اختيارها بالحرص الشديد ، و من أهم مهام السكرتارية نذكر ما يلى :
- التقليل من نسبة الضط فى العمل و خاصة على المدراء و رؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم
- تدقيق الوثائق و التاكد من صحتها قبل اعتمادها رسميا
- تأمين وسائل الاتصال بين المدراء و بين المحيط الخارجى
- توفير جميع المعلومات المطلوبة فى الوقت المطلوب
- تنسيق كافة أنواع الأعمال من خلال التحضير للإجتماعات و النقاشات و غيرها .
يمكنك أن تقرأ عن
المهارات العملية للسكرتير الناجح
توجد العديد من المهارات العملية التى يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح و من أهم هذه المهارات نذكر ما يلى :
- لابد و أن يمتلك السكرتير عدد جيد من اللغات التى بإمكانها أن تساعده فى التعامل بشكل جيد مع مختلف الشركات على مستوى العالم
- إمتلاك القابلية على التعامل مع كافة تطبيقات الحاسوب التى تتعلق بتنظيم العمل و الوثائق
- إمتلاك مؤهل علمى عالى فى مجال عمل المؤسسة
- التمتع بالمهارات العامة التى تساعد السكرتير على التعامل مع الموظفين و المراجعين و أيضا ضيوف المؤسسة بشكل جيد
- أن يمتلك السكرتير مؤهل علمى عالى فى مجال عمل المؤسسة
- القدرة على أرشفة المعلومات و القدرة على الرجوع لها فى أى وقت بسهولة و سرعة
- القدرة على التعامل مع مختلف الأدوات التى تتواجد فى المكتب مثل برامج الإنترنت و الفاكس و الطابعة
- يمتلك السكرتير الناجح خلفية عن كيفية اصلاح الأشياء بطرق سهلة و سريعة عند الضرورة
- التمتع بمهات التفاوض مع الأخرين و القابلية لتقبل الرأي الأخر
- التمتع بمهارات إعداد التقارير و القدرة على إعداد التقارير أو إعداد أى تقرير قد يطلبه المدير
المهارات الأخلاقية للسكرتير الناجح
تعتبر المهارات الأخلاقية من أهم مهارات السكرتير الناجح و التى يجب أن يتمتع بها و التى تتمثل فيما يلى :
- يتمتع السكرتير الناجح بتحمل المسئولية
- يعمل السكرتير الناجح على معالة الأخرين بموضوعية تامية و عدم تحيز
- يلتزم السكرتير الناجح بالمواعيد المقررة للعمل و عدم التأخر عن العمل
- النزاهة التامة و العمل بكل اخلاص و نزاهة
- الأمانة البالغة و عدم إفشاء أى من أسرار العمل لأى شخص أو جهة أو مؤسسة
- الصدق التام و لأقصي درجة ممكنة حيث أن الصدق يعد من أهم مهارات السكرتير الناجح
قد يهمك:
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي تعتبر مهنة السكرتارية أحد الوظائف الإدارية المحورية فى الحقل الإدارى ، و التى تعد جزء جوهرى من العمل فى المؤسسات الكبري و المنظمات و ذلك بغض النظر عن اختلاف الميادين و المجالات ، و تقع على عاتق العاملين فى هذا المجال المسئولية الكبري حيث يهتمون بالعديد من الوظائف التنظيمية و الإدارية و الأرشيفية فضلا عن تحديد المواعيد و تنظيمها و التواصل مع الجهات الداخلية و الخارجية التى تتعلق بالعمل و أيضا الرد على استفسارات العملاء و العمل على تنسيق الأجتماعات و حفظ البيانات و الوثائق للتمكن من الرجوع إليها عند الحاجة.
و فى ختام هذا المقال نكون قد عرضتنا لكم الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام التى يقوم بها كلا منهم و الصفات المهنية التى يجب أن يمتلكها كلا منهم .